Tuším, že se spousta z vás se teď drží za hlavu a říká si: „Jak 17 tisíc? To snad ani není možný?!“ Nejsem na to pyšná, ale vážně jsem se dopracovala k takovému číslu. S malými dvojčaty jsem prostě řešila jen to nejnutnější a tak se mi to za těch pár let slušně nahromadilo. V rámci letního declutteringu jsem dospěla do bodu, že je potřeba s tím něco udělat a že to musí být rychlá akce.
Zrovna jsem měla rozečtenou knížku od Davida Allena Mít vše hotovo (anglicky Get things done – z čehož je i celosvětově používaná zkratka – metoda GTD). Je to opravdu vymakaný systém a samozřejmě se v něm řeší i email.
Takže jak jsem se dostat na tzv. zero inbox v mém Gmailu?
Nebudu se tvářit, že jsem to celé vymýšlela sama. Proč taky. Vy víte, že mám ráda efektivitu, vygooglila jsem si tedy různé návody a nejvíc se mi líbil tento od Dana Silvestre. Lehce ho tu shrnu a přidám své tipy, abych vás navnadila a můžete ho potom následovat stejně jako já.
Jaké jsou kroky pro prázdnou složku s doručenou poštou?
- Zrušte rozdělení doručené pošty v Gmailu na primární, hromadnou a sociální sítě. Právě v tento moment se z mé necelé dvoutisícovky nepřečtěných emailů stalo 17000 a já s hrůzou zavřela počítač.
- Mazání. Pojďte na to, nejspíš smažete všechny emaily, které byly ve složce „hromadné“. Ideálně se rovnou odhlaste z newsletterů, které nečtete.
- Hvězdičky a štítky. Tohle je důležité pro další práci. Vyberte si 3 až 5 typů označení emailů. Já zvolila 3 barvy hvězdiček podle důležitosti, žlutý vykřičník jako „TO-DO“ a fialový otazník jako „čekám na odpověď“. Vytvořte si cca 5 štítků, kam budete přesouvat poštu. Dáte-li před samotný název znak jako je hashtag nebo zavináč, budete mít jistotu, že budou v seznamu jako první. Já mám tyto kategorie:
- #1 newslettery – ty, které si chci nechat nebo se vážou k zakoupeným kurzům
- #2 přátelé – emaily od rodiny a přátel
- #3 faktury, účtenky, finance
- #4 pracovní
- Projděte si poslední 3 stránky emailů a označte všechny důležité hvězdičkou. Tady jsem nad návodem zapochybovala a prošla je raději až do začátku roku. Bylo to zbytečné, všechno důležité je opravdu na posledních třech stranách.
- Rozdělte inbox na dvě (podle původního návodu na tři) složky. Toto je dost převratné a hodně mě to nadchlo. Vlevo přichází nové zprávy, vpravo se přesunou všechny emaily označené „hvězdičkou“.
- Vymažte objemné emaily. Díky geniálnímu filtru v horním řádku „larger:10M“ se vám vyfiltrují všechny emaily s velkými přílohami. Když jsem je smazala, uvolnila jsem polovinu schránky!
- Archivace. Tohle je nejšílenější krok… V tuto chvíli byste měli mít všechny ohvězdičkované zprávy ve schránce vpravo….v té levé původní zaškrtněte „označit vše“ (ano, těch několik desítek tisích emailů) a zmáčkněte archivovat. Kdyby se o vás pokoušel infarkt, tak máte hned po akci možnost ji vrátit. Ale pak to stejně udělejte znovu. Tak – a je prádno. ZERO INBOX.
Výsledek?
Všechno vám teď chodí do jedné schránky, na jedno místo. Takže vám žádný email neunikne. Budete mít tendenci zmenšit množství příchozí pošty, takže nejspíš odhlásíte spoustu dalších newsletterů. (Budu ráda, když neodhlásíte ten můj, protože se fakt snažím psát, jen když mám co říct a předat 😉 ).
Jak s tím pracovat dál? Pomocí metody GTD.
Když přijde email, rozhodnete se co s ním podle následujícího diagramu, který se v této metodě používá na všechno:
Pokud je k ničemu, tak ho smažete. Pokud vyžaduje akci a ta je kratší než 2 minuty, uděláte to hned. Pokud to zabere více času, označíte si ho hvězdičkou, čímž se přesune do vaší TO-DO schránky vpravo. Pokud si ho chcete nechat, přesunete ho ke konkrétnímu štítku nebo ho archivujete. (Ještě k tomu archivu – zprávy nikam nezmizí! Pořad vyjíždí ve vyhledávání, jen vám nestraší v doručené poště).
Tak co toumu říkáte? Já jsem spokojená. Zbytek GTD zapracovávám a ráda se výhledově podělím o další tipy. Líbí se mi hlavní myšlenka a cíl – mít prázdnou hlavu. Zachytit všechny úkoly a nápady na jednom místě, čímž se nám dost uleví. Možná máte jako já víc projektů a pořád vás napadají nové myšlenky a úkoly, což je nejspíš docela stresující. Díky této metodě vím, že mám všechno zapsané, i drobnosti ohledně rodiny a domácnosti a stačí jednou za týden udělat kontrolu, že vše funguje, jak má.
Je v tom jednoduchost a zároveň komplexnost. Je to funkční a můžu si to přizpůsobit, což je nejlepší kombinace, která mi maximálně vyhovuje a o kterou se snažím i na mentoringu se svými klientkami.
Znáte GTD? Líbí se vám to? Taky máte plnou schránku? Podělte se se mnou v komentáři.
